Studiekosten terugvorderen? Yes or no?

Werknemers die verplichte scholing volgen in de zin van artikel 7:611a BW hoeven in beginsel niets terug te betalen; de werkgever draagt alle kosten, zoals voor cursusgeld, boeken en examens. Toch nemen veel werkgevers een studiekostenbeding op in de arbeidsovereenkomst, waarin staat dat de scholing niet verplicht is en de werknemer de kosten bij uitdiensttreding moet terugbetalen. Blijkt de scholing wél verplicht, dan is het beding nietig en kan de werkgever de kosten niet op de werknemer verhalen.

Maar zelfs als scholing onverplicht is en het studiekostenbeding geldig, dan slaagt terugvordering door de werkgever niet automatisch, zo blijkt uit een recente uitspraak van Rechtbank Overijssel.

De kwestie
Een administratief medewerker sprak met haar werkgever af dat zij de opleiding Moderne Bedrijfsadministratie zou volgen. Zij sloten een studiekostenovereenkomst, waarin stond dat de kosten € 5.758,30 bedroegen, werkneemster bij uitdiensttreding de volledige opleidingskosten moest terugbetalen, en geen sprake was van ‘verplichte scholing’ in de zin van artikel 7:611a BW.

Werkgever besloot de arbeidsovereenkomst niet te verlengen en wilde de studiekosten (opgelopen tot EUR 8.400) verrekenen met de eindafrekening. Werkneemster ging daar niet mee akkoord en stelde dat de opleiding voor haar verplicht of noodzakelijk was.

Na einde dienstverband vorderde werkgever het resterende (niet bij de eindafrekening verrekende) deel van de studiekosten van werkneemster, die op haar beurt stelde dat de verrekening onterecht was en dit bedrag terugvorderde.

Rechter: studiekostenbeding rechtsgeldig
De rechter oordeelt dat niet vaststaat dat werkneemster een verplichte opleiding in de zin van de wet volgt. Zij beschikt al over een passende mbo-opleiding voor haar functie en de nieuwe opleiding is niet noodzakelijk om haar werk te kunnen doen. Ook maakt de opleiding geen deel uit van een verbetertraject. Dat werkgever de opleiding heeft voorgesteld, betekent nog niet dat werkneemster die verplicht moest volgen. Het partijen dus vrij een studiekostenbeding overeen te komen.

Wie draait op voor de studiekosten?
Vervolgens beoordeelt de rechter het studiekostenbeding aan de hand van de redelijkheid en billijkheid en goed werkgeverschap, mede in het licht van een arrest van de Hoge Raad, waarin voorwaarden zijn gesteld voor terugbetalingsregelingen voor studiekosten. Hoewel de studieovereenkomst hieraan op papier voldeed, kon werkgever daar toch geen beroep op doen in deze situatie.

De omstandigheden die hierbij zwaar meewegen:

• Werkgever besloot zelf tot niet-verlenging van de arbeidsovereenkomst en had zo invloed op het ontstaan van de terugbetalingsverplichting;
• Werkgever nam het initiatief voor de opleiding;
• Werkgever wees werkneemster niet duidelijk op de financiële risico’s, terwijl die groot waren: een mogelijke studieschuld van € 8.400 tegenover een aanvankelijk loon van € 840 bruto per maand. Alleen verwijzen naar de tekst van de studieovereenkomst was onvoldoende;
• De studieovereenkomst repte van € 5.758, maar werkgever vorderde uiteindelijk een hoger bedrag;
• Werkgever toonde niet aan dat werkneemster zich onvoldoende inzette en daardoor de opleiding niet binnen de opleidingsduur afrondde;
• Werkgever had werkneemster niet tussentijds gewaarschuwd voor het terugbetalingsrisico toen duidelijk werd dat zij haar examens niet haalde.

Kortom, de rechter wees de vorderingen van werkgever af en die moest alsnog het loon, waarmee hij de studiekosten had verrekend, betalen.

Conclusie en take aways
Uit deze uitspraak volgt dat werkgevers, ondanks een geldig studiekostenbeding, onder omstandigheden toch veroordeeld kunnen worden tot het dragen van de volledige studiekosten. Een geldig beding op zichzelf is dus onvoldoende: de omstandigheden van het geval kunnen maken dat terugbetaling door de werknemer toch niet redelijk is.

Ga als werkgever dus zorgvuldig om met het aanbieden van opleidingen en wijs werknemers ondubbelzinnig en tussentijds op de financiële risico’s, zeker bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd.