Aanzeggen: voorkom discussie achteraf

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd loopt binnenkort af. Je laat de werknemer weten dat zijn contract niet wordt verlengd en denkt daarmee klaar te zijn. Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis met de aanzegplicht. Een recente uitspraak van Rechtbank Rotterdam laat zien waarom. Een aanzegging doen is namelijk één ding, maar kun je ook aantonen dat deze de werknemer op tijd heeft bereikt?

Wat houdt de aanzegplicht in?

Op grond van de wettelijke aanzegplicht moet je bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van zes maanden of langer de werknemer uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of je de arbeidsovereenkomst wel of niet wilt voortzetten. Zo ja, dan moet je ook aangeven onder welke voorwaarden.

Zeg je niet of te laat aan, dan kan de werknemer aanspraak maken op een vergoeding van maximaal één bruto maandsalaris. De aanzegplicht lijkt eenvoudig, maar toch ontstaat er regelmatig discussie over.

Schriftelijk betekent ook aantoonbaar

Zo ook in een recente zaak bij de Rechtbank Rotterdam. De werkgever stelde dat de aanzegbrief tijdig in het online HR-portaal AFAS was geplaatst. De werknemer betwistte echter dat hij de brief had ontvangen.

De werkgever kon niet duidelijk maken hoe de werknemer had kunnen weten dat de brief voor hem klaarstond. Mogelijk was een bericht, e-mail of pushmelding verstuurd, maar de werkgever kon die niet overleggen.

Dat kwam de werkgever duur te staan. De rechter vond dat de werkgever onvoldoende had onderbouwd dat de werknemer de aanzegging tijdig had ontvangen. De werkgever moest daarom een volledig maandsalaris betalen als aanzegvergoeding.

Ook het feit dat op de loonstrook een datum ‘uit dienst’ stond, hielp de werkgever niet. Volgens de rechter is alleen zo’n datum onvoldoende om als aanzegging te gelden.

Hoe kun je wél aanzeggen?

Een aanzegging hoeft niet per se met een aangetekende brief. Ook andere schriftelijke communicatiemiddelen kunnen worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail, WhatsApp-bericht of digitaal HR-portaal.

Maar kies je voor zo’n andere manier? Zorg dan dat je achteraf kunt aantonen wat je hebt meegedeeld, wanneer je dat hebt gedaan én dat de mededeling de werknemer heeft bereikt. Juist over dat laatste ontstaan in de praktijk geregeld problemen.

Je kunt de aanzegging ook al bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd opnemen. De werknemer weet dan vanaf het begin dat de arbeidsovereenkomst na de afgesproken periode in beginsel niet wordt voortgezet. Bedenk wel dat je jezelf daarmee minder flexibiliteit geeft als je later tóch met de werknemer verder wilt.

Take away: maak aanzeggen bewijsbaar!

Wil je discussie en een mogelijke aanzegvergoeding voorkomen? Houd dan in ieder geval deze drie punten voor ogen:

1. Wees op tijd: wacht niet tot de laatste dag, maar houd voldoende marge.

2. Wees duidelijk en schriftelijk: laat geen twijfel bestaan over het wel of niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst.

3. Zorg voor bewijs: leg niet alleen vast dat je de aanzegging hebt verstuurd of geplaatst, maar zorg dat je ook kunt aantonen dat deze de werknemer heeft bereikt.